Свяжитесь с нами
Чтобы узнать, как Personik поможет вашей команде
Количество сотрудников

Координация, обучение, общение:
как боты помогут адаптировать новых сотрудников

Комфорт новых сотрудников напрямую зависит от правильно выстроенной коммуникации. Но как поддерживать связь с новичками, когда большинство компаний перешли на удаленную работу и влиться в рабочий процесс стало намного сложнее? Интересно, что с похожей проблемой постоянно сталкивается и линейный персонал — отсутствие налаженной коммуникации и простого доступа к нужной информации негативно сказывается на вовлеченности сотрудника и продолжительности периода адаптации.

Возможности для решения этой проблемы предоставляют современные цифровые инструменты — например, чат-боты, которые помогают создать комфортную среду для сотрудников даже в непростых условиях.

Как выстраивать цифровую коммуникацию с новыми сотрудниками?

В период адаптации новые сотрудники должны познакомиться с коллегами, узнать о политике компании, прояснить личные цели и обязанности — в это же время, HR-специалистам следует позаботиться о том, чтобы новички всегда могли получить ответ на свой вопрос. Коммуникация важна для новых сотрудников не только на словах: согласно опросам Aberdeen Group, 49% новичков не могут выполнять свою роль эффективно из-за плохого взаимодействия с менеджерами, а для 79% персонала, которые покинули компанию в процессе адаптации, причиной ухода является именно неэффективная коммуникация.

Многие компании налаживают общение с сотрудниками с помощью цифровых инструментов. Они стали незаменимыми с началом пандемии, от них не спешат отказываться и сегодня — в том числе, в процессе адаптации новых сотрудников.

Личные кабинеты и корпоративные порталы


С помощью личных кабинетов можно получить всю нужную информацию о компании и процессе адаптации; секрет успеха — простой интерфейс, который не испугает новичка. Но важно помнить о том, что личные кабинеты и порталы чаще всего доступны только офисным сотрудникам, а персонал без доступа к ПК все так же останется отрезанным от информации.

Онлайн-планерки


В пандемию все живое общение ушло в Zoom, Google Meet и Skype. Во время онлайн-планерок у сотрудников есть возможность пообщаться с HR-специалистом или руководством, но этот формат имеет свои недостатки — например, специалист или наставник может ответить только на те вопросы, которые волнуют большинство, и личный вопрос сотрудника останется без внимания.

Групповые чаты и каналы в мессенджерах


Коммуникация через смартфоны позволяет сотрудникам обращаться к менеджерам и HR-специалистам не отрываясь от работы. Но мессенджеры не могут подключаться к корпоративным информационным системам для автоматической отправки уведомлений и обработки запросов — HR-отдел, руководители и наставники должны уследить за десятками чатов.

Чат-боты для коммуникации с новыми сотрудниками

Представьте, что вы — новый сотрудник, который пришел в компанию несколько дней назад. Скорее всего, у вас постоянно будут возникать вопросы — даже в обычных условиях коллега или наставник не всегда сможет оперативно на них ответить. Та же проблема касается и линейного персонала, который не имеет возможности регулярно встречаться с руководителями. Недостаток информации, отсутствие контакта с коллегами и компанией в целом приводит к стрессу на новом рабочем месте, снижению мотивации и даже уходу — для бизнеса это означает потерю средств на поиски, найм и обучение нового сотрудника.

На помощь могут прийти новые цифровые инструменты — например, чат-боты. Они являются одними из самых эффективных помощников для адаптации сотрудников вне зависимости от того, есть ли у них доступ к офису или даже компьютеру.

Чат-боты отвечают трем важным критериям:

Простота в использовании
С ботами справляются сотрудники любого возраста. Для того, чтобы их использовать, не нужна корпоративная почта или личный компьютер — достаточно иметь смартфон.
Доступность
Обратиться за помощью можно в любое время и в любом месте, даже за несколько дней до первого рабочего дня — бот сможет заранее подготовить сотрудника к погружению в рабочий процесс, тем самым снижая уровень стресса.
Интерактивность
Боты позволяют доносить информацию в интерактивном режиме через диалоги и квизы. Такой контент вовлекает сотрудника гораздо больше, чем классические информационные материалы, делая процесс адаптации менее волнительным.

Функции чат-ботов в процессе адаптации

Информирование


Поначалу новичкам приходится усваивать огромное количество информации, чат-бот сделает ее структурированной и понятной: расскажет об организационных моментах (как пройти медосмотр, получить зарплатную карту, оформить отпуск), даст представление о работе в компании, познакомит с коллегами, а главное — позволит оставить обратную связь. Словом, чат-боты выступают в качестве welcome book, только более современного и доступного. Удобно и то, что все полученные знания будут храниться в одном месте, а сотрудник сможет обратиться к ним в любой момент.


Обучение


Чат-боты позволяют сделать этот процесс простым и удобным: с помощью них можно организовать и микро-обучение, направленное на знакомство с рабочими процессами, и микро-тестирование для проверки и закрепления знаний. Новичок сможет обучаться не отвлекаясь от работы, без лишней траты времени на посещение обучающих классов.


Координация процесса адаптации


Чат-бот проведет новичка по всем этапам онбординга: напомнит о задачах в соответствии с адаптационным листом, проинформирует о предстоящих встречах, проконтролирует работу. Также бот позволяет координировать работу нового сотрудника с руководителем и наставником — например, в фармацевтической компании «ВЕРТЕКС» эта функция реализована с помощью индивидуализированной панели задач, доступной всем участникам процесса адаптации.


Все эти функции в сумме решают одну большую проблему — высокий уровень стресса на рабочем месте, вызванный неэффективной коммуникацией.

Оставить комментарий к статье

Поделиться материалом в социальных сетях

Подберем решение для вас

Екатерина
Архитектор платформы
Эдуард
Мастер разработки
Александр
Основатель и CEO
Александр
Клиентский сервис и процессы