Большое количество готовых решений и простое внедрение
Создание собственных процессов с нуля
Гибкий инструмент для самых масштабных целей и проектов
Стоимость, сформированная
на основе ваших потребностей
Управляйте линейным персоналом с Personik
Отправьте заявку, мы свяжемся с вами и назначим короткое демо платформы
Продукт
Решения
Большое количество готовых решений и простое внедрение
Создание собственных процессов с нуля
Гибкий инструмент для самых масштабных целей и проектов
Стоимость, сформированная
на основе ваших потребностей
Виртуальный помощник по адаптации сотрудников для компании «ВЕРТЕКС»

Виртуальный помощник по адаптации сотрудников для компании «ВЕРТЕКС»

Разработали и внедрили
виртуального помощника Верту — главного агента HR-службы фармацевтической компании «ВЕРТЕКС»
«ВЕРТЕКС»— крупнейший производитель лекарств и БАДов в России из Санкт-Петербурга. Входит в перечень системообразующих предприятий.
«Вертекс»— крупнейший производитель лекарств и БАДов в России из Санкт-Петербурга. Входит в перечень системообразующих предприятий.
лет
истории
20
тысячи
сотрудников
2
лекарственных
средств и БАДов
370
представительств в России
50
С чего всё началось?
Ежегодно компания «ВЕРТЕКС» нанимает порядка 350 новых сотрудников — это подразумевает большой объём коммуникаций между рекрутерами, руководителями и наставниками. Как следствие, «ВЕРТЕКС» заинтересован в максимально быстром и эффективном процессе адаптации, а также снижении текучести кадров в первые месяцы работы. Было принято решение увеличить эффективность онбординга и сделать его цифровым.

С чего все началось?

Ежегодно компания «ВЕРТЕКС» нанимает порядка 350 новых сотрудников — это подразумевает большой объём коммуникаций между рекрутерами, руководителями и наставниками. Как следствие, «ВЕРТЕКС» заинтересован в максимально быстром и эффективном процессе адаптации, а также снижении текучести кадров в первые месяцы работы. Было принято решение увеличить эффективность онбординга и сделать его цифровым.

Как устроена адаптация «Вертекс»

1
Медосмотр
После приглашения на работу все сотрудники обязательно проходят медосмотр
2
Оформление
Заключение договора, подписание всех необходимых документов
3
Школа новичка
Все сотрудники обязательно проходят трехдневное обучение перед выходом на производство
4
Наставничество
Наставник погружает новичка в рабочие процессы, помогает освоиться на новом месте
5
Промежуточные итоги и экзамен
После каждого месяца испытательного срока проводится оценка работы сотрудника и финальный экзамен по завершении

Как устроена адаптация «Вертекс»

1
Медосмотр
После приглашения на работу все сотрудники обязательно проходят медосмотр
2
Оформление
Заключение договора, подписание всех необходимых документов
3
Школа новичка
Все сотрудники обязательно проходят трехдневное обучение перед выходом на производство
4
Наставничество
Наставник погружает новичка в рабочие процессы, помогает освоиться на новом месте
5
Промежуточные итоги и экзамен
После каждого месяца испытательного срока проводится оценка работы сотрудника и финальный экзамен по завершении
В чем были сложности?
Фармацевтическое производство требует высококвалифицированных специалистов, а их адаптация — трудозатратный процесс как для сотрудников отдела персонала, так и руководителей новых работников.

В «ВЕРТЕКСЕ» существуют три сценария онбординга для различных направлений работы: офис, производство и региональные сотрудники. Новички проходят порядка десяти адаптационных мероприятий при участии рекрутера, руководителя и наставника. Однако даже при таком профессиональном подходе возникали сложности.

Опросы показали, что почти половине новых сотрудников не хватало единого источника информации о компании и адаптационных мероприятиях, что приводило к текучке кадров ещё на этапе испытательного срока и увеличению периода адаптации.

В чем были сложности?

Фармацевтическое производство требует высококвалифицированных специалистов, а их адаптация — трудозатратный процесс как для сотрудников отдела персонала, так и руководителей новых работников.

В «ВЕРТЕКСЕ» существуют три сценария онбординга для различных направлений работы: офис, производство и региональные сотрудники. Новички проходят порядка десяти адаптационных мероприятий при участии рекрутера, руководителя и наставника. Однако даже при таком профессиональном подходе возникали сложности.

Опросы показали, что почти половине новых сотрудников не хватало единого источника информации о компании и адаптационных мероприятиях, что приводило к текучке кадров ещё на этапе испытательного срока и увеличению периода адаптации.
Руководитель
Не всегда понимает, зачем нужен процесс адаптации. Ему хочется, чтобы новый сотрудник сразу начал эффективно и продуктивно работать.

У руководителя не всегда есть время на то, чтобы включаться в процесс адаптации и встречаться с новичком.
Наставник
Не всегда понимает, зачем он нужен, что от него требуется, что ему нужно сделать, что он за это получит.

Необходима мотивация, так как наставничество — это дополнительная нагрузка.
Новичок
Чувствует стресс при выходе на новое место. На него сваливается невероятный объем новой информации. Дополнительное напряжение создает итоговый экзамен.

У новичков нет доступа к корпоративному сайту, они чувствуют оторванность от коллектива.
Руководитель
Не всегда понимает, зачем нужен процесс адаптации. Ему хочется, чтобы новый сотрудник сразу начал эффективно и продуктивно работать.

У руководителя не всегда есть время на то, чтобы включаться в процесс адаптации и встречаться с новичком.
Наставник
Не всегда понимает, зачем он нужен, что от него требуется, что ему нужно сделать, что он за это получит.

Необходима мотивация, так как наставничество — это дополнительная нагрузка.
Новичок
Чувствует стресс при выходе на новое место. На него сваливается невероятный объем новой информации. Дополнительное напряжение создает итоговый экзамен.

У новичков нет доступа к корпоративному сайту, они чувствуют оторванность от коллектива.
Помочь эффективной адаптации могло единое информационное пространство, работающее в режиме 24/7.
присутствие всех участников одновременно
понятное описание
всех процедур
и мероприятий
информация о компании — от глобальной миссии до расписания работы столовой
уведомления и напоминания
о мероприятиях
важные корпоративные вопросы
возможность
получения обратной связи от сотрудников
Что ожидали от такого решения?
сокращения текучести сотрудников на испытательном сроке.
увеличения вовлеченности новых сотрудников, их руководителей
и сотрудников отдела персонала в процессы адаптации;
оптимизации процесса адаптации;
Решение
Ситуация для поиска digital-решения была сложной: до 50% сотрудников компании работают непосредственно на производстве и не имеют доступа к компьютерам, поэтому традиционные решения (например, корпоративный портал), не подходили.

Решение

Ситуация для поиска digital-решения была сложной: до 50% сотрудников компании работают непосредственно на производстве и не имеют доступа к компьютерам, поэтому традиционные решения (например, корпоративный портал), не подходили.
Оптимальным решением стала разработка компании Personik: интеллектуальный чат-бот, который умеет общаться с сотрудниками через привычные мессенджеры, которые можно найти в каждом смартфоне. Так родилась Верта — виртуальный помощник для новых сотрудников компании «ВЕРТЕКС».

Верта начала работать спустя три месяца с момента запуска проекта. На первом этапе её внедрили в Viber, а совсем скоро она станет доступна и для Telegram.
Что получилось
После получения оффера каждый новый сотрудник подключается к Верте в мессенджере. Сейчас Верта развивается в трёх направлениях.

Что получилось

После получения оффера каждый новый сотрудник подключается к Верте в мессенджере. Сейчас Верта развивается в трёх направлениях.
Адаптация

Первая и основная задача проекта — повышение эффективности процесса онбординга. Верта взяла большой объём организационной работы на себя и освободила участников от рутины. Теперь у новых сотрудников, наставников, руководителей и рекрутеров есть своя панель задач, в которой можно найти всю необходимую информацию о рабочем процессе и предстоящих мероприятиях. Верта помогает контролировать адаптацию от начала до конца и умеет собирать обратную связь.
Информирование

На втором этапе была сформирована база знаний, благодаря которой Верта научилась рассказывать о компании и отвечать на произвольные вопросы пользователей. Сейчас Верта способна предоставить информацию о структурных подразделениях, производимой продукции, графиках развозки и многое, многое другое. С её помощью можно получить контакты сервисных служб и отправлять сообщения в HR. Этот блок полезен для всех сотрудников «ВЕРТЕКСА».
Внутренние коммуникации

Тем сотрудникам, кто подключён к чат-боту, компания начала рассылать корпоративные новости и другую важную информацию. Это поспособствовало развитию внутренней коммуникации.
Адаптация

Первая и основная задача проекта — повышение эффективности процесса онбординга. Верта взяла большой объём организационной работы на себя и освободила участников от рутины. Теперь у новых сотрудников, наставников, руководителей и рекрутеров есть своя панель задач, в которой можно найти всю необходимую информацию о рабочем процессе и предстоящих мероприятиях. Верта помогает контролировать адаптацию от начала до конца и умеет собирать обратную связь.
Информирование

На втором этапе была сформирована база знаний, благодаря которой Верта научилась рассказывать о компании и отвечать на произвольные вопросы пользователей. Сейчас Верта способна предоставить информацию о структурных подразделениях, производимой продукции, графиках развозки и многое, многое другое. С её помощью можно получить контакты сервисных служб и отправлять сообщения в HR. Этот блок полезен для всех сотрудников «ВЕРТЕКСА».
Внутренние коммуникации

Тем сотрудникам, кто подключён к чат-боту, компания начала рассылать корпоративные новости и другую важную информацию. Это поспособствовало развитию внутренней коммуникации.

Верта во время пандемии COVID-19

Во время пандемии офисные работники были вынуждены перейти на удалённый формат, в то время как работники производства продолжали работать на промышленной площадке. В это же время, координацией производственных процессов продолжал заниматься именно офис.

Верта позволила сделать смену формата коммуникаций максимально простой: например, любые изменения в пропускном режиме доносились до сотрудников с помощью Верты.

Верта во время пандемии COVID-19

Во время пандемии офисные работники были вынуждены перейти на удалённый формат, в то время как работники производства продолжали работать на промышленной площадке. В это же время, координацией производственных процессов продолжал заниматься именно офис.

Верта позволила сделать смену формата коммуникаций максимально простой: например, любые изменения в пропускном режиме доносились до сотрудников с помощью Верты.
Результаты и эффективность

Результаты и эффеективность

Рекрутеры, руководители и наставники начали экономить 23 рабочих часа на каждого новичка за период адаптации;
Рекрутеры, руководители и наставники начали экономить 23 рабочих часа на каждого новичка за период адаптации;
Новые сотрудники начали выходить на 100% эффективность на ≈ 17 рабочих часов в месяц быстрее, то есть на два рабочих дня;
Новые сотрудники начали выходить на 100% эффективность на ≈ 17 рабочих часов в месяц быстрее, то есть на два рабочих дня;
Благодаря внедрению простого и доступного помощника, текучесть сотрудников на испытательном сроке была снижена на 2,48 процентных пункта.
Благодаря внедрению простого и доступного помощника, текучесть сотрудников на испытательном сроке была снижена на 2,48 процентных пункта.
Опросы сотрудников показали, что создание помощника было удачным решением:

≈ 90% новых сотрудников отметили полноту информации о компании, понятность и прозрачность процесса адаптации, удобство инструмента;
≈ 80% руководителей говорят об увеличении вовлеченности наставников в процесс адаптации;
≈ 90% наставников подтвердили, что Верта помогает им в адаптации новых сотрудников.
Опросы сотрудников показали, что создание помощника было удачным решением:

≈ 90% новых сотрудников отметили полноту информации о компании, понятность и прозрачность процесса адаптации, удобство инструмента;
≈ 80% руководителей говорят об увеличении вовлеченности наставников в процесс адаптации;
≈ 90% наставников подтвердили, что Верта помогает им в адаптации новых сотрудников.
Перспективы развития
Сейчас Верта учится выдавать по запросу стандартизированные документы — например, расчётные листы или информацию об отпуске и ДМС — и осуществлять IT-поддержку разного уровня сложности. В планах компании по развитию Верты — создание полноценного канала коммуникации с сотрудниками, сопровождение студенческих стажировок и организация работы с уволившимися работниками.

Перспективы развития

Сейчас Верта учится выдавать по запросу стандартизированные документы — например, расчётные листы или информацию об отпуске и ДМС — и осуществлять IT-поддержку разного уровня сложности. В планах компании по развитию Верты — создание полноценного канала коммуникации с сотрудниками, сопровождение студенческих стажировок и организация работы с уволившимися работниками.
Таким образом, чат-бот, который изначально был задуман как помощник в адаптации, приобрёл большую популярность и начал развиваться в самых разных направлениях. Сейчас Верта с каждым днём всё активнее интегрируется в корпоративную культуру «ВЕРТЕКСА» — например, совсем недавно она снялась в главной роли фильма-экскурсии по производству.
Таким образом, чат-бот, который изначально был задуман как помощник в адаптации, приобрёл большую популярность и начал развиваться в самых разных направлениях. Сейчас Верта с каждым днём всё активнее интегрируется в корпоративную культуру «ВЕРТЕКСА» — например, совсем недавно она снялась в главной роли фильма-экскурсии по производству.

Подберём решение для вас!

Kate
Platform Architect
Edward
Software craftsman
Alex
Founder and CEO
Alexander
Master of Operations