Ежегодно компания «ВЕРТЕКС» нанимает порядка 350 новых сотрудников — это подразумевает большой объём коммуникаций между рекрутерами, руководителями и наставниками. Как следствие, «ВЕРТЕКС» заинтересован в максимально быстром и эффективном процессе адаптации, а также снижении текучести кадров в первые месяцы работы. Было принято решение увеличить эффективность онбординга и сделать его цифровым.

Как устроена адаптация «ВЕРТЕКС»

Медосмотр

После приглашения на работу все сотрудники обязательно проходят медосмотр

Оформление

Заключение договора, подписание всех необходимых документов

Школа новичка

Все сотрудники обязательно проходят трехдневное обучение перед выходом на производство

Наставничество

Наставник погружает новичка в рабочие процессы, помогает освоиться на новом месте

Промежуточные итоги и экзамен

После каждого месяца испытательного срока проводится оценка работы сотрудника и финальный экзамен по завершении

В чем были сложности?

Фармацевтическое производство требует высококвалифицированных специалистов, а их адаптация — трудозатратный процесс как для сотрудников отдела персонала, так и руководителей новых работников.

В «ВЕРТЕКСЕ» существуют три сценария онбординга для различных направлений работы: офис, производство и региональные сотрудники. Новички проходят порядка десяти адаптационных мероприятий при участии рекрутера, руководителя и наставника. Однако даже при таком профессиональном подходе возникали сложности.

Опросы показали, что почти половине новых сотрудников не хватало единого источника информации о компании и адаптационных мероприятиях, что приводило к текучке кадров ещё на этапе испытательного срока и увеличению периода адаптации.

Руководитель

Не всегда понимает, зачем нужен процесс адаптации. Ему хочется, чтобы новый сотрудник сразу начал эффективно и продуктивно работать.

У руководителя не всегда есть время на то, чтобы включаться в процесс адаптации и встречаться с новичком.

Наставник

Не всегда понимает, зачем он нужен, что от него требуется, что ему нужно сделать, что он за это получит.

Необходима мотивация, так как наставничество — это дополнительная нагрузка.

Новичок

Чувствует стресс при выходе на новое место. На него сваливается невероятный объем новой информации. Дополнительное напряжение создает итоговый экзамен.

У новичков нет доступа к корпоративному сайту, они чувствуют оторванность от коллектива.

присутствие всех участников одновременно

понятное описание
всех процедур
и мероприятий

информация о компании — от глобальной миссии до расписания работы столовой

уведомления и напоминания
о мероприятиях

важные корпоративные вопросы

возможность
получения обратной связи от сотрудников

Помочь эффективной адаптации могло единое информационное пространство, работающее в режиме 24/7.

Что ожидали от такого решения?

сокращения текучести сотрудников на испытательном сроке.

увеличения вовлеченности новых сотрудников, их руководителей и сотрудников отдела персонала в процессы адаптации;

оптимизации процесса адаптации;

Решение

Ситуация для поиска digital-решения была сложной: до 50% сотрудников компании работают непосредственно на производстве и не имеют доступа к компьютерам, поэтому традиционные решения (например, корпоративный портал), не подходили.

Оптимальным решением стала разработка компании Personik: интеллектуальный чат-бот, который умеет общаться с сотрудниками через привычные мессенджеры, которые можно найти в каждом смартфоне. Так родилась Верта — виртуальный помощник для новых сотрудников компании «ВЕРТЕКС».

Верта начала работать спустя три месяца с момента запуска проекта. На первом этапе её внедрили в Viber, а совсем скоро она станет доступна и для Telegram.

Что получилось

После получения оффера каждый новый сотрудник подключается к Верте в мессенджере. Сейчас Верта развивается в трёх направлениях.

Адаптация

Первая и основная задача проекта — повышение эффективности процесса онбординга. Верта взяла большой объём организационной работы на себя и освободила участников от рутины. Теперь у новых сотрудников, наставников, руководителей и рекрутеров есть своя панель задач, в которой можно найти всю необходимую информацию о рабочем процессе и предстоящих мероприятиях. Верта помогает контролировать адаптацию от начала до конца и умеет собирать обратную связь.
Информирование

На втором этапе была сформирована база знаний, благодаря которой Верта научилась рассказывать о компании и отвечать на произвольные вопросы пользователей. Сейчас Верта способна предоставить информацию о структурных подразделениях, производимой продукции, графиках развозки и многое, многое другое. С её помощью можно получить контакты сервисных служб и отправлять сообщения в HR. Этот блок полезен для всех сотрудников «ВЕРТЕКСА».
Внутренние коммуникации

Тем сотрудникам, кто подключён к чат-боту, компания начала рассылать корпоративные новости и другую важную информацию. Это поспособствовало развитию внутренней коммуникации.

Верта во время пандемии COVID-19

Во время пандемии офисные работники были вынуждены перейти на удалённый формат, в то время как работники производства продолжали работать на промышленной площадке. В это же время, координацией производственных процессов продолжал заниматься именно офис.

Верта позволила сделать смену формата коммуникаций максимально простой: например, любые изменения в пропускном режиме доносились до сотрудников с помощью Верты.

Результаты и эффективность

→

Рекрутеры, руководители и наставники начали экономить 23 рабочих часа на каждого новичка за период адаптации;

→

Новые сотрудники начали выходить на 100% эффективность на ≈ 17 рабочих часов в месяц быстрее, то есть на два рабочих дня;

→

Благодаря внедрению простого и доступного помощника, текучесть сотрудников на испытательном сроке была снижена на 2,48 процентных пункта.

→

Опросы сотрудников показали, что создание помощника было удачным решением:

≈ 90% новых сотрудников отметили полноту информации о компании, понятность и прозрачность процесса адаптации, удобство инструмента;
≈ 80% руководителей говорят об увеличении вовлеченности наставников в процесс адаптации;
≈ 90% наставников подтвердили, что Верта помогает им в адаптации новых сотрудников.

Перспективы развития

Сейчас Верта учится выдавать по запросу стандартизированные документы — например, расчётные листы или информацию об отпуске и ДМС — и осуществлять IT-поддержку разного уровня сложности. В планах компании по развитию Верты — создание полноценного канала коммуникации с сотрудниками, сопровождение студенческих стажировок и организация работы с уволившимися работниками.

Таким образом, чат-бот, который изначально был задуман как помощник в адаптации, приобрёл большую популярность и начал развиваться в самых разных направлениях. Сейчас Верта с каждым днём всё активнее интегрируется в корпоративную культуру «ВЕРТЕКСА» — например, совсем недавно она снялась в главной роли фильма-экскурсии по производству.