Неотъемлемая часть цифровизации бизнеса – внедрение инновационных инструментов, направленных на улучшение взаимодействия с персоналом. Один из них – личный кабинет (ЛК) сотрудника. Это не просто приложение или раздел корпоративного портала, а целая экосистема, способная трансформировать отношения между работником и работодателем. В статье разберем, как использование личного кабинета и других IT-решений влияет на организацию работы и HR-процессы.

Что дает внедрение личного кабинета персоналу?

ЛК способствует улучшению организационной структуры предприятия, оказывает воздействие на корпоративную культуру и повседневные рабочие процессы. Рассмотрим, какие возможности открываются перед персоналом:

Структурирование разрозненных бизнес-процессов
ЛК объединяет все необходимые инструменты и информационные ресурсы в одном месте, что позволяет сотрудникам быстро находить нужную информацию, эффективно управлять задачами и минимизировать время на административные процедуры. Не нужно каждый раз обращаться в HR-отдел компании.
Ознакомление с корпоративными стандартами, культурой и ценностями
Используя ЛК, работники узнают, какую стратегическую позицию занимает бизнес, какие ценности он несет. Миссия и стратегия развития предприятия – то, что мотивируют на достижение целей. Также персонал может ознакомиться со стандартами поведения внутри коллектива.
Оценка эффективности обучения с помощью аналитики, проведение опросов для сбора обратной связи
Инструмент позволяет отслеживать успехи в обучении, анализировать результаты. Опросы помогают собирать мнения и предложения работников, делают процесс обратной связи более результативным.
Доступность базы знаний организации, упрощение онбординга
Новые сотрудники получают возможность быстро включиться в работу благодаря цифровым ресурсам, доступным в их личных кабинетах. Это ощутимо ускоряет процесс адаптации.

Как мы видим, внедрение ЛК упрощает многие HR-процессы, позволяет экономить ресурсы и время. Каждый работник может самостоятельно урегулировать ситуации, которые раньше приходилось согласовывать несколько дней или даже недель, привлекая к процессу HR-менеджера, кадровика, коллег.

Что дают личные кабинеты HR-отделу?

Для HR-отдела – это решение, которое способствует оптимизации управления кадровыми ресурсами. Инструмент позволяет оперативно реагировать на изменения в составе персонала, а также обеспечивает эффективное взаимодействие между административными подразделениями и сотрудниками. Рассмотрим основные плюсы:

Централизованное хранение и доступ к информации о работниках
HR-специалисты всегда имеют под рукой актуальные данные о каждом работнике, что значительно упрощает процесс управления кадровыми ресурсами.
Оперативное получение отчётности и аналитических материалов
HR-специалисты могут быстро получать и анализировать данные, что позволяет своевременно корректировать ранее утвержденную стратегию работы, а также вносить изменения в кадровую политику предприятия.
Автоматическое решение рутинных HR-задач
Освобождает время HR-специалистов, которое теперь можно использовать для привлечения новых соискателей и развития сотрудников. Автоматизация также способствует снижению нагрузки на персонал и повышению общей продуктивности.
Минимизация ошибок из-за человеческого фактора
Автоматизированные процессы – это снижение риска неправильного заполнения документов и других ошибок, повышение эффективности работы кадровой службы.

Как происходит разработка ЛК?

Проектирование

Разработка личного кабинета — сложный процесс, которому предшествует анализ потребностей и поведения пользователей для создания оптимальных сценариев взаимодействия с интерфейсом. Проектирование ЛК включает разработку UX/UI-дизайна для обеспечения удобства использования и гармоничного визуального оформления.

Интеграция

Неотъемлемый этап – проверка функциональности на разных устройствах и в браузерах для выявления, а также устранения ошибок. Не менее времязатратное мероприятие – интеграция кабинета в систему компании с минимизацией неудобств для пользователей. Этот процесс требует тесного взаимодействия с компанией-заказчиком для достижения высокого качества и удовлетворения потребностей всех сторон.

Обучение сотрудников

В ходе внедрения данного решения необходимо обучить сотрудников работе с приложением или модулем корпоративного портала. Обучение общим действиям не вызывает сложностей, если сотрудники активно используют корпоративную систему в течение всего дня. Но как быть с линейным персоналом, у которого нет доступа к компьютеру? Перед нами огромный пласт компаний, которые вынуждены искать другие решения.

Чат-бот – альтернатива личному кабинету

Чат-боты выступают в качестве эффективной альтернативы традиционному личному кабинету сотрудника. Они способны выполнять широкий спектр задач – от адаптации новых сотрудников до отправки справок и анонсов компании. По сути, чат-бот предоставляет основные функции личного кабинета, но только в привычном мессенджере.

В отличие от ЛК, который требует наличия компьютера, чат-боты доступны в привычных мессенджерах, например, Viber и Telegram. Перечислим основные плюсы использования чат-ботов:

Доступность 24/7

Работают круглосуточно и всегда готовы помочь работникам, не ограничиваясь рабочим графиком.

Экономия ресурсов

Затраты на разработку чат-бота минимальные, кроме того, есть готовые решения, которые быстро адаптируются к специфике работы

Отсутствие ошибок

Автоматизированная работа по четкому алгоритму снижает риск ошибок, связанных с человеческим фактором.

Универсальность

Легко интегрируются в различные платформы и доступны на любом устройстве с поддержкой мессенджеров.

Перед нами эффективный инструмент оптимизации работы HR-отдела, который обеспечивает удобство как для сотрудников, так и для компании. HR-чат-боты способны решать большой спектр задач – от адаптации и поддержки сотрудников до проведения пульс-опросов и даже exit-интервью.

Personik предлагает эффективное решение для автоматизации и оптимизации HR-процессов в компаниях различного размера. Основные возможности нашего чат-бота, который является лишь одним из инструментов единой системы управления талантами для линейного персонала:

Простая и эффективная адаптация новичков с использованием готовых сценариев.

Сервисы самообслуживания для работников: автоматизация выдачи документов и другие возможности.

Предоставление информации в удобном формате: новости, события, оповещения.

Микро-курсы для обучения и повышения квалификации работников.

База знаний и быстрые ответы на часто задаваемые вопросы.

Оценка уровня вовлечённости, лояльности, а также проведение exit-интервью.

Вся необходимая информация доступна 24/7 через Telegram и Viber. Мы помогаем повысить эффективность линейного персонала на всех этапах работы в вашей компании.

Что выбрать – разработку личного кабинета сотрудника или интеграцию чат-бота?

Рассматриваемые нами инструменты предлагают широкие возможности для автоматизации рутинных HR-задач. Сравним плюсы и минусы IT-решений:

Личный кабинет

Плюсы:

Централизованное хранение данных и быстрый доступ к сведениям о сотрудниках.
Автоматизация рутинных задач, что экономит время HR-специалистов.
Предоставление сотрудникам доступа к персональным данным: график работы, количество дней отпуска, план обучения.
Оперативное получение аналитических данных для корректировки стратегии управления персоналом.
Минимизация ошибок из-за человеческого фактора благодаря автоматизированным процессам.
Упрощение процедуры подачи заявлений на отпуск или отгул через ЛК.
Прозрачность системы учёта рабочего времени и расчёта заработной платы.
Возможность работникам проходить корпоративные тренинги и программы персонального обучения в ЛК.
Облегчение коммуникации внутри компании через встроенные функции обратной связи.

Минусы:

Необходимость наличия компьютера и стабильное подключение к Интернету для полноценного использования всех функций.
Потребность в обучении сотрудников работе с личным кабинетом, что требует времени и ресурсов.
Риск нарушения безопасности данных при недостаточных мерах защиты информации.
Вероятность технических сбоев или ошибок в сложном программном обеспечении, требующих вмешательства IT-специалистов.
Ограниченность доступа для сотрудников, которые работают вне офиса или не имеют регулярного доступа к компьютеру.

Чат-бот

Плюсы:

Многие функции личного кабинета сотрудника могут быть реализованы через чат-бот.
Доступность 24/7 без ограничений по времени и местоположению.
Возможность использования на любом мобильном устройстве через популярные мессенджеры (Viber, Telegram и др.).
Низкая стоимость внедрения и эксплуатации по сравнению с ЛК.
Отсутствие ошибок благодаря автоматизации работы.
Мгновенное реагирование на запросы пользователей и предоставление необходимой информации.
Упрощение процедур подачи заявлений и решения других административных вопросов.
Повышение уровня вовлечённости и удовлетворённости сотрудников за счёт оперативной поддержки.
Не нужно обучать сотрудников работе со сложной системой.
Простота интеграции с существующими системами и базами данных компании.
Эффективное сокращение рабочей нагрузки на HR-отдел за счёт автоматизации общения.

Минусы:

Ограниченный функционал в сравнении с полноценным личным кабинетом (не подходит для сложных задач).

Подведём итог

Внедрение личных кабинетов и чат-ботов на базе искусственного интеллекта – возможность трансформировать подход к управлению персоналом. Выбор между личным кабинетом и чат-ботом зависит от специфики деятельности вашей компании.

Личные кабинеты обеспечивают структурированное хранение данных и централизованный доступ к корпоративной информации, упрощая процессы обучения, адаптации и работы сотрудников. Данное решение подходит для комплексной оптимизации бизнес-процессов и создания единого информационного пространства.

Чат-боты – более гибкое и доступное решение, которое может использоваться практически в любых условиях. Основные преимущества — круглосуточная работа, низкая стоимость внедрения и эксплуатации, а также высокая точность и оперативность в предоставлении информации. Это делает их незаменимым инструментом для сотрудников, не имеющих доступа к компьютеру.

Оставить комментарий к статье

Поделиться материалом в социальных сетях

Хотите внедрить чат-бота? Напишите нам!

Екатерина

Архитектор платформы

Александр

Основатель и CEO

Александр

Клиентский сервис и процессы

Личный кабинет сотрудника: плюсы и минусы

Чат-бот – альтернатива личному кабинету

Что выбрать – разработку личного кабинета сотрудника или интеграцию чат-бота?

Подведём итог

Хотите внедрить чат-бота? Напишите нам!

Личный кабинет сотрудника:
плюсы и минусы