Свяжитесь с нами
Чтобы узнать, как Personik поможет вашей команде
Количество сотрудников

Как адаптировать сотрудников в условиях удаленной работы

За последний месяц из России уехали более 70 тысяч человек, и далеко не все настроены на поиск работы за рубежом. Всё это означает только одно: удаленная работа будет только набирать популярность, и к этому нужно быть готовыми уже сейчас.

Нам более или менее понятно, как наладить общение с уже имеющимися сотрудниками — но как адаптировать новых в условиях удаленки? Именно об этом мы расскажем в нашем новом материале!
За последний месяц из России уехали более 70 тысяч человек, и далеко не все настроены на поиск работы за рубежом. Всё это означает только одно: удаленная работа будет только набирать популярность, и к этому нужно быть готовыми уже сейчас.

Нам более или менее понятно, как наладить общение с уже имеющимися сотрудниками — но как адаптировать новых в условиях удаленки? Именно об этом мы расскажем в нашем новом материале!

Главные отличия адаптации онлайн и оффлайн

Главные отличия адаптации онлайн и офлайн

Знакомство с компанией и руководством
Оффлайн: Встреча непосредственно в офисе, экскурсия и погружение в рабочую среду. Знакомство с подразделениями.

Онлайн: Онлайн-встречи и онлайн-звонки.
Знакомство с командой
Оффлайн: Личное неформальное общение в общих пространствах, например, за чашкой кофе.

Онлайн: Онлайн-коммуникация в чатах.
Подписание договора
Оффлайн: Возможность задать вопросы HR-у во время подписания, оперативно получить ответ.

Онлайн: Онлайн-процедура с помощью электронной подписи или почтового обмена документами.
Корпоративы и тимбилдинги
Оффлайн: Сближающие и активности, знакомство в процессе игры, погружение в культуру компании

Онлайн: Онлайн-игры и квесты, тематические онлайн-клубы (книжный клуб, киноклуб и т. д.).
Пожалуй, главная трудность удаленной адаптации — формирование прочных связей с коллегами, которых сотрудник никогда не видел в лицо. Психологический барьер складывается из множества факторов и вопросов:
Мне стоит обращаться на «ты» или на «вы»?
Насколько важно соблюдать формальности в переписке?
Мне не отвечают уже несколько часов, я должен напомнить о себе?
Я не могу понять, коллега пошутил в сообщении или говорит серьезно?
Как понять, терпят ли до утра сообщения, полученные в нерабочее время?
Может показаться, что нет проблем задать эти вопросы напрямую и тут же получить ответ, но многие новички испытывают страх показаться несамостоятельными. В личном общении большую роль играют невербальные знаки, однако в онлайн-коммуникации они почти полностью отсутствуют.
Пожалуй, главная трудность удаленной адаптации — формирование прочных связей с коллегами, которых сотрудник никогда не видел в лицо. Психологический барьер складывается из множества факторов и вопросов:
Мне стоит обращаться на «ты» или на «вы»?
Насколько важно соблюдать формальности в переписке?
Мне не отвечают уже несколько часов, я должен напомнить о себе?
Я не могу понять, коллега пошутил в сообщении или говорит серьезно?
Как понять, терпят ли до утра сообщения, полученные в нерабочее время?
Может показаться, что нет проблем задать эти вопросы напрямую и тут же получить ответ, но многие новички испытывают страх показаться несамостоятельными. В личном общении большую роль играют невербальные знаки, однако в онлайн-коммуникации они почти полностью отсутствуют.

Пребординг специалистов на удаленке

Пребординг специалистов на удаленке

К счастью, у руководства и HR-менеджеров есть все возможности помочь новичку преодолеть эти трудности. Предлагаем небольшой гайд по грамотной дистанционной адаптации. И первый этап — это преонбординг специалиста (знакомство с сотрудником до того, как он непосредственно вышел на рабочее место).

Шаг 1. Рабочее место

Узнайте, есть ли у сотрудника оборудованная рабочая зона. Сегодня, когда многие резко сменили место проживания, это может быть проблематично. Если вы понимаете, что сотруднику чего-то не хватает, обязанность компании — предоставить все необходимые инструменты (например, ноутбук).

Шаг 2. Доступ к корпоративной среде

Предоставьте сотруднику доступ ко всем внутренним сервисам компании до первого рабочего дня, чтобы у него было время на изучение новой информации. Если сотрудник не всем умеет пользоваться, на предварительном этапе у него будет возможность восполнить пробелы с помощью наставника. В это же время необходимо выслать сотруднику все нужные документы и выделить день, когда вы сможете вместе обсудить появившиеся вопросы.

Шаг 3. План работ на испытательный срок

Сразу договоритесь, что вы считаете «успешным» и «неуспешным» прохождением испытательного срока. Конкретные ожидания и результаты, которые можно измерить, гораздо легче оценить и отследить.

Шаг 4. Наставник на период адаптации

Первое время новичок будет нуждаться в постоянном помощнике. Чаще всего это непосредственный руководитель или более опытный коллега. Новый сотрудник должен быть уверен, что у него есть по крайней мере один человек, который поможет в случае затруднений.

Шаг 5. Подготовка команды

Первое и самое простое, что можно сделать — это написать сообщение в общий чат, где вы расскажете, что к команде присоединяется новый человек. Сразу задайте правильную тональность: напомните, как важно поприветствовать новичка и просто дать понять, что команда открыта для коммуникации. Также дайте новому сотруднику задание: написать небольшой рассказ о себе от первого лица. Помните, что человек возможно недавно переехал и еще не обзавелся кругом знакомств, поэтому общение на работе будет для него особенно важным.
К счастью, у руководства и HR-менеджеров есть все возможности помочь новичку преодолеть эти трудности. Предлагаем небольшой гайд по грамотной дистанционной адаптации. И первый этап — это преонбординг специалиста (знакомство с сотрудником до того, как он непосредственно вышел на рабочее место).

Шаг 1. Рабочее место

Узнайте, есть ли у сотрудника оборудованная рабочая зона. Сегодня, когда многие резко сменили место проживания, это может быть проблематично. Если вы понимаете, что сотруднику чего-то не хватает, обязанность компании — предоставить все необходимые инструменты (например, ноутбук).

Шаг 2. Доступ к корпоративной среде

Предоставьте сотруднику доступ ко всем внутренним сервисам компании до первого рабочего дня, чтобы у него было время на изучение новой информации. Если сотрудник не всем умеет пользоваться, на предварительном этапе у него будет возможность восполнить пробелы с помощью наставника. В это же время необходимо выслать сотруднику все нужные документы и выделить день, когда вы сможете вместе обсудить появившиеся вопросы.

Шаг 3. План работ на испытательный срок

Сразу договоритесь, что вы считаете «успешным» и «неуспешным» прохождением испытательного срока. Конкретные ожидания и результаты, которые можно измерить, гораздо легче оценить и отследить.

Шаг 4. Наставник на период адаптации

Первое время новичок будет нуждаться в постоянном помощнике. Чаще всего это непосредственный руководитель или более опытный коллега. Новый сотрудник должен быть уверен, что у него есть по крайней мере один человек, который поможет в случае затруднений.

Шаг 5. Подготовка команды

Первое и самое простое, что можно сделать — это написать сообщение в общий чат, где вы расскажете, что к команде присоединяется новый человек. Сразу задайте правильную тональность: напомните, как важно поприветствовать новичка и просто дать понять, что команда открыта для коммуникации. Также дайте новому сотруднику задание: написать небольшой рассказ о себе от первого лица. Помните, что человек возможно недавно переехал и еще не обзавелся кругом знакомств, поэтому общение на работе будет для него особенно важным.

Онбординг специалистов на удаленке

Онбординг специалистов на удаленке

А теперь переходим непосредственно к онбордингу и тому, как сделать его наиболее эффективным и комфортным.

Шаг 1. Структурируйте удаленный онбординг

По данным исследования Silkroad 95% компаний с низкой текучестью кадров имеют структурированный процесс адаптации новых сотрудников. Составьте единый чек-лист и включите в него все действия и инструменты: регламенты, нормативные акты, презентацию о корпоративной культуре и так далее.

Шаг 2. Разделите онбординг на временные отрезки

Подготовка к работе, знакомство с командой, обучение, испытательный срок — этапы и их продолжительность будут меняться в зависимости от позиции сотрудника и специфики компании. По окончании каждого этапа устраивайте видео-созвоны, где вы обсудите результаты работы и дальнейшие планы. Это позволит вам владеть ситуацией и своевременно реагировать на возникающие трудности.

Шаг 3. Настройте регулярную обратную связь

Помимо еженедельных созвонов, добавьте такие инструменты, как анкетирование или пульс-опросы. Некоторым людям, особенно новичкам, бывает сложно давать честную обратную связь в формате личной беседы.

Шаг 4. Создайте welcome book

Соберите все материалы о вашей компании в единой папке на общем диске или на корпоративном портале. Старайтесь избегать длинных монотонных текстов — информация лучше всего усваивается через инфографику, презентации, тезисы. В welcome book обязательно стоит рассказать о миссии и целях компании, посвятить отдельный раздел корпоративной культуре и ответить на самые частые вопросы (например те, о которых мы писали в начале статьи). Сделайте знакомство сотрудника с организацией интересным и нескучным.

Шаг 5. Работайте над вовлеченностью

Уже в первый рабочий день сотрудник должен найти у себя на почте теплое приветственное письмо, которое создаст ощущение, что его очень ждали в команде. Устройте совместный звонок с командой или поручите эту задачу менеджеру новичка. Также расскажите новому коллеге о том, какие классные активности есть в вашей команде: тематические клубы, совместные онлайн-игры, неформальные планерки по пятницам, телеграм-канал с мемами.
А теперь переходим непосредственно к онбордингу и тому, как сделать его наиболее эффективным и комфортным.

Шаг 1. Структурируйте удаленный онбординг

По данным исследования Silkroad 95% компаний с низкой текучестью кадров имеют структурированный процесс адаптации новых сотрудников. Составьте единый чек-лист и включите в него все действия и инструменты: регламенты, нормативные акты, презентацию о корпоративной культуре и так далее.

Шаг 2. Разделите онбординг на временные отрезки

Подготовка к работе, знакомство с командой, обучение, испытательный срок — этапы и их продолжительность будут меняться в зависимости от позиции сотрудника и специфики компании. По окончании каждого этапа устраивайте видео-созвоны, где вы обсудите результаты работы и дальнейшие планы. Это позволит вам владеть ситуацией и своевременно реагировать на возникающие трудности.

Шаг 3. Настройте регулярную обратную связь

Помимо еженедельных созвонов, добавьте такие инструменты, как анкетирование или пульс-опросы. Некоторым людям, особенно новичкам, бывает сложно давать честную обратную связь в формате личной беседы.

Шаг 4. Создайте welcome book

Соберите все материалы о вашей компании в единой папке на общем диске или на корпоративном портале. Старайтесь избегать длинных монотонных текстов — информация лучше всего усваивается через инфографику, презентации, тезисы. В welcome book обязательно стоит рассказать о миссии и целях компании, посвятить отдельный раздел корпоративной культуре и ответить на самые частые вопросы (например те, о которых мы писали в начале статьи). Сделайте знакомство сотрудника с организацией интересным и нескучным.

Шаг 5. Работайте над вовлеченностью

Уже в первый рабочий день сотрудник должен найти у себя на почте теплое приветственное письмо, которое создаст ощущение, что его очень ждали в команде. Устройте совместный звонок с командой или поручите эту задачу менеджеру новичка. Также расскажите новому коллеге о том, какие классные активности есть в вашей команде: тематические клубы, совместные онлайн-игры, неформальные планерки по пятницам, телеграм-канал с мемами.

Продуманная программа онлайн-адаптации поможет и HR-специалисту, и новому сотруднику отслеживать прогресс его погружения в рабочую среду. Уделите новичку достаточно времени. Он должен видеть, что в его квалификации и личности действительно заинтересованы — это поможет чувствовать себя уверенно и снизит уровень стресса. Всё-таки, лишние переживания нам сейчас ни к чему.

Вместо заключения

Вместо заключения

Продуманная программа онлайн-адаптации поможет и HR-специалисту, и новому сотруднику отслеживать прогресс его погружения в рабочую среду. Уделите новичку достаточно времени. Он должен видеть, что в его квалификации и личности действительно заинтересованы — это поможет чувствовать себя уверенно и снизит уровень стресса. Всё-таки, лишние переживания нам сейчас ни к чему.
Продуманная программа онлайн-адаптации поможет и HR-специалисту, и новому сотруднику отслеживать прогресс его погружения в рабочую среду. Уделите новичку достаточно времени. Он должен видеть, что в его квалификации и личности действительно заинтересованы — это поможет чувствовать себя уверенно и снизит уровень стресса. Всё-таки, лишние переживания нам сейчас ни к чему.

Оставить комментарий к статье

Поделиться материалом в социальных сетях

Читайте также

Читайте также

Подберем решение для вас

Екатерина
Архитектор платформы
Эдуард
Мастер разработки
Александр
Основатель
и CEO
Александр
Клиентский сервис и процессы