Что такое автоматизация HR и когда вам стоит ее начать?

Работа HR-специалиста подразумевает много рутинных задач: кадровый учет и администрирование, поддержка сотрудников, работа с документами. В это же время, сегодня HR не просто занимаются кадровым делопроизводством, а напрямую развивают бизнес.

Для успешной реализации намеченных планов HR необходимо быстро реагировать на срочные задачи, не отставать от актуальных тенденций, внедрять передовые подходы управления персоналом и поддерживать бренд работодателя. Помочь могут IT-инструменты — и в этом материале мы расскажем о том, как приступить к автоматизации HR-процессов.

Работа HR-специалиста подразумевает много рутинных задач: кадровый учет и администрирование, поддержка сотрудников, работа с документами. В это же время, сегодня HR не просто занимаются кадровым делопроизводством, а напрямую развивают бизнес.

Для успешной реализации намеченных планов HR необходимо быстро реагировать на срочные задачи, не отставать от актуальных тенденций, внедрять передовые подходы управления персоналом и поддерживать бренд работодателя. Помочь могут IT-инструменты — и в этом материале мы расскажем о том, как приступить к автоматизации HR-процессов.

Что такое автоматизация HR?

Автоматизация — это внедрение IT-инструментов, которые позволяют оптимизировать трудовые ресурсы и свести личное участие HR-специалиста в рутинных процессах к минимуму. Основная цель автоматизации — увеличение продуктивности и эффективности самых разных HR-процессов.

Кадровый учет и администрирование

Создание базы данных, автоматическое формирование справок и документов по шаблонам, начисление зарплаты — всё это помогает ускорить рутинные процессы.

Учет рабочего времени

В некоторых компаниях учет рабочего времени ведется устаревшими способами — например, с помощью журнала приходов и уходов. Автоматизация этого процесса позволяет сэкономить время и избежать погрешностей, которые неизбежно возникают из-за человеческого фактора.

Аналитика

Для контроля рабочей производительности вы можете передать аналитику и отчетность искусственному интеллекту. Система сможет отслеживать все ключевые показатели — например, прогресс сотрудников, условия работы, отток кадров.

Рекрутмент

Автоматизация рекрутмента помогает упростить коммуникацию с кандидатами, взяв на себя отправку уведомлений, ранжирование резюме, тестирование профессиональных компетенций.

Обучение и оценка персонала

Теперь процесс обучения персонала можно реализовать в онлайн-формате: уведомления о задачах будут приходить автоматически, система поможет быстро найти ответ на возникающие вопросы, а вся необходимая информация будет храниться в одном месте.

Адаптация

Единая база знаний позволяет новым сотрудником в любой момент получить доступ ко всей необходимой информации, что значительно ускоряет погружение в рабочий процесс компании и не дает новичкам чувствовать себя брошенными.

Внутренние коммуникации

Автоматизированная коммуникация особенно важна, когда компания имеет сложную структуру: сотрудники могут быстро получить необходимые контакты, адреса и другую справочную информацию. Также это помогает общаться с коллегами, не покидая рабочего места.

Кадровый учет и администрирование

Создание базы данных, автоматическое формирование справок и документов по шаблонам, начисление зарплаты — всё это помогает ускорить рутинные процессы.

Учет рабочего времени

В некоторых компаниях учет рабочего времени ведется устаревшими способами — например, с помощью журнала приходов и уходов. Автоматизация этого процесса позволяет сэкономить время и избежать погрешностей, которые неизбежно возникают из-за человеческого фактора.

Аналитика

Для контроля рабочей производительности вы можете передать аналитику и отчетность искусственному интеллекту. Система сможет отслеживать все ключевые показатели — например, прогресс сотрудников, условия работы, отток кадров.

Рекрутмент

Автоматизация рекрутмента помогает упростить коммуникацию с кандидатами, взяв на себя отправку уведомлений, ранжирование резюме, тестирование профессиональных компетенций.

Обучение и оценка персонала

Теперь процесс обучения персонала можно реализовать в онлайн-формате: уведомления о задачах будут приходить автоматически, система поможет быстро найти ответ на возникающие вопросы, а вся необходимая информация будет храниться в одном месте.

Адаптация

Единая база знаний позволяет новым сотрудником в любой момент получить доступ ко всей необходимой информации, что значительно ускоряет погружение в рабочий процесс компании и не дает новичкам чувствовать себя брошенными.

Внутренние коммуникации

Автоматизированная коммуникация особенно важна, когда компания имеет сложную структуру: сотрудники могут быстро получить необходимые контакты, адреса и другую справочную информацию. Также это помогает общаться с коллегами, не покидая рабочего места.

Когда стоит приступить к автоматизации HR-процессов?

Несмотря на все очевидные преимущества автоматизации, она нужна далеко не всем компаниям. Отсюда закономерный вопрос: «Как понять, что это подходит именно нам?»

Для того, чтобы упростить задачу, мы составили небольшой чек-лист. Подумайте о том, насколько его пункты соответствуют ситуации на вашем рабочем месте, и в конце вы узнаете есть ли необходимость автоматизации HR-процессов вашей компании прямо сейчас, или стоит немного подождать.

Чек-лист для HR-специалиста

Численность
Автоматизация будет иметь смысл только в том случае, если в компании работает больше 100 человек. В организациях с меньшим количеством сотрудников будет проще объяснить многие моменты «на словах».
Текучесть
Здесь нет точных показателей: каждая компания должна знать свою норму текучести. Если в какой-то момент цифры начинают беспричинно расти (например, из 10−15 — в 20−30), стоит внедрить новые инструменты, которые помогут решить проблему.
Решение рутинных задач
Если больше 50% времени HR-специалистов занимает однотипная работа, то ее можно автоматизировать. Оставшееся время можно посвятить решению стратегических задач.
Отлаженные бизнес-процессы
Для автоматизации в компании должна быть выстроена система управления персоналом. Если у вас нет четких сроков выполнения задач или трудно найти ответственного за тот или иной процесс, то новые технологии не смогут помочь.
Масштабирование бизнеса
Автоматизация будет вам полезна, если имеются планы по расширению компании: например, открывается новый филиал, набирается персонал на проект, постоянно нужны новые кандидаты.
Необходимость в показателях эффективности
Речь идет не об «эмоциональном» понимании того, что работает — автоматизация придется очень кстати, если ваши расчеты уже не помещаются в Excel, а руководство требует оценивать эффективность в цифрах.
Желание быть «в тренде»
Вы — передовая компания, которая не боится новых технологий, и это соответствует вашей идеологии.

Чек-лист для HR-специалиста

Численность
Автоматизация будет иметь смысл только в том случае, если в компании работает больше 100 человек. В организациях с меньшим количеством сотрудников будет проще объяснить многие моменты «на словах».
Текучесть
Здесь нет точных показателей: каждая компания должна знать свою норму текучести. Если в какой-то момент цифры начинают беспричинно расти (например, из 10−15 — в 20−30), стоит внедрить новые инструменты, которые помогут решить проблему.
Решение рутинных задач
Если больше 50% времени HR-специалистов занимает однотипная работа, то ее можно автоматизировать. Оставшееся время можно посвятить решению стратегических задач.
Отлаженные бизнес-процессы
Для автоматизации в компании должна быть выстроена система управления персоналом. Если у вас нет четких сроков выполнения задач или трудно найти ответственного за тот или иной процесс, то новые технологии не смогут помочь.
Масштабирование бизнеса
Автоматизация будет вам полезна, если имеются планы по расширению компании: например, открывается новый филиал, набирается персонал на проект, постоянно нужны новые кандидаты.
Необходимость в показателях эффективности
Речь идет не об «эмоциональном» понимании того, что работает — автоматизация придется очень кстати, если ваши расчеты уже не помещаются в Excel, а руководство требует оценивать эффективность в цифрах.
Желание быть «в тренде»
Вы — передовая компания, которая не боится новых технологий, и это соответствует вашей идеологии.

Если вы ответили «да» по 5 и более пунктам, то можете смело думать об автоматизации и искать подрядчика.

Если вы ответили «да» по 3−4 пунктам, то вам можно подумать об автоматизации отдельных, самых трудозатратных процессов.

Если у вас 2 и меньше ответов «да», скорее всего вам еще рано думать об автоматизации.

Если вы ответили «да» по 5 и более пунктам, то можете смело думать об автоматизации и искать подрядчика.

Если вы ответили «да» по 3−4 пунктам, то вам можно подумать об автоматизации отдельных, самых трудозатратных процессов.

Если у вас 2 и меньше ответов «да», скорее всего вам еще рано думать об автоматизации.

Для чего нужна автоматизация HR?

С автоматизацией HR-процессов вы сможете освободить время сотрудников, которое раньше занимали рутинные задачи, и улучшить качество работы (в том числе, рекрутинга и коммуникаций), ведь зачастую именно человеческий фактор становится причиной ошибок.

Сама работа HR-отдела станет более прозрачной, так как все данные будут находиться в одном месте и сотрудники всегда смогут получить к ним доступ, а статистика станет доступной — когда есть цифры, HR может говорить с руководителем на одном языке.

Оставить комментарий к статье

Поделиться материалом в социальных сетях

Подберем решение для вас

Екатерина

Архитектор платформы

Эдуард

Мастер разработки

Александр

Основатель и CEO

Александр

Клиентский сервис и процессы