Ведите учет персонала без интеграции с кадровой системой
Создайте автоматизированные сценарии для вашей компании
Тарифы, сформированные
на основе ваших потребностей
Кадровый электронный документооборот в чат-боте
Управляйте линейным персоналом с Personik
Отправьте заявку, мы свяжемся с вами и назначим короткое демо платформы
Продукт
Решения
Ведите учет персонала без интеграции с кадровой системой
Создайте автоматизированные сценарии для вашей компании
Тарифы, сформированные
на основе ваших потребностей
Кадровый электронный документооборот в чат-боте

Как выбрать корпоративный портал в 2024?

и почему стоит задуматься над корпоративным чат-ботом

Глобальная тенденция последних лет — переход многих компаний на гибридный или полностью удаленный формат работы. В таких условиях повышаются требования к используемым средствам коммуникации. Популярным программным продуктом, который позволяет организовать единую информационную и рабочую среду для всех сотрудников, является корпоративный портал (КП).

В статье рассмотрим основные функции КП, специфику внедрения, а также более простые и удобные аналоги.

Что такое корпоративный портал

Корпоративный портал — централизованная платформа, которая функционирует как единое информационное пространство для всех сотрудников предприятия. Поддерживает коммуникацию, обмен файлами, управление задачами и документацией. Обеспечивает каждого работника необходимыми ресурсами для выполнения своих обязанностей, независимо от его местоположения. Основные функции:
  • Централизованное хранение документов и возможность их обработки
  • Совместная работа: чаты, форумы, планировщики задач
  • Автоматизация основных процессов бизнеса, а также интеграция с внешними приложениями
  • Поддержка онбординга новых сотрудников

Чем корпоративный портал отличается от сайта компании

Корпоративный портал и сайт предприятия — два важных, но кардинально разных инструмента в арсенале современного бизнеса. Основное отличие заключается в аудитории, содержании, функциональности и уровнях доступа.

Сайт организации: «витрина» для контрагентов

Выступает визитной карточкой организации, которая доступна каждому пользователю Интернета. На сайте публикуются основные сведения о продуктах, услугах, последние новости и достижения — всё то, что должно привлечь клиентов, партнеров и даже конкурентов. Официальный сайт легко найти через поисковые системы, а для его просмотра не нужно получать специальный доступ.

Корпоративный портал: инструмент для сотрудников

Это централизованное пространство для хранения и обработки конфиденциальных данных: личная информация сотрудников, бизнес-планы, финансовые отчеты и протоколы встреч. Доступ к порталу строго регулируется — для входа в систему нужен логин и пароль. Информация, размещенная на портале, защищена и не индексируется поисковыми системами.

Корпоративный портал обладает более широким спектром функций по сравнению с сайтом. Служит платформой для совместной работы, управления проектами, корпоративного обучения и документооборота. Через К П настраиваются интеграции с другими системами компании.

Можно провести следующую аналогию: если сайт компании — это пресс-конференция, на которой организация представляет себя широкой публике, то корпоративный портал — это закрытое совещание, где обсуждаются внутренние вопросы и стратегии.

Топ-10 сервисов для создания корпоративного портала в 2024 году

Как понять, что компании нужен корпоративный портал

Необходимость внедрения корпоративного портала стоит рассматривать в контексте развития и масштабирования бизнеса. Например, для небольшого стартапа, где команда работает бок о бок, внедрение сложной системы — это неэффективное использование средств. Однако по мере роста компании и увеличения числа сотрудников такая система становится необходимостью.

Внедрять корпоративный портал рекомендуется в следующих случаях:
  • 1
    Множество подразделений и проектов
    Если компания включает несколько подразделений или команд, которые работают над различными проектами, КП поможет упорядочить внутреннюю информацию, облегчить доступ к необходимым ресурсам для всех сотрудников.
  • 2
    Наличие нескольких офисов
    Компании с офисами в разных городах или даже странах особенно нуждаются в единой информационной среде для поддержания единства и синхронизации работы.
  • 3
    Удаленная работа
    С ростом популярности удаленной работы наличие корпоративного портала способствует лучшему взаимодействию между коллегами.
Внедрение корпоративного портала позволяет оптимизировать множество процессов в компании. Ключевые данные становятся доступны для сотрудников, что повышает общую информированность и улучшает координацию действий. Систематизированная и структурированная информация ускоряет процесс адаптации новичков. Кроме того, автоматизация рутинных задач и централизация коммуникаций снижают нагрузку на руководство и отделы HR.

Как работает корпоративный портал?

Корпоративный портал — не просто инструмент для управления документацией, но и мощная система для мониторинга и анализа работы сотрудников. Позволяет отслеживать различные показатели эффективности работы сотрудников: количество выполненных звонков, время разговоров, объёмы отправленных коммерческих предложений.

Контроль сотрудников
Программное решение позволяет видеть реальные результаты работы каждого члена команды, не давая возможности создавать только видимость активности. Руководитель может оперативно определять слабые места и корректировать процессы, что способствует повышению общей эффективности работы.

Расчет заработной платы
Автоматизируется расчёт зарплаты с учётом всех необходимых параметров, включая KPI сотрудников. КП избавляет бухгалтерию от необходимости вручную обрабатывать данные, ускоряет процесс начисления заработной платы и уменьшает количество ошибок.

Контроль часов
Помогает отслеживать время начала и окончания работы сотрудников, позволяет своевременно реагировать на нарушения установленного графика. Система сохраняет данные о рабочих днях, отпусках и больничных.

Централизация документооборота
В едином хранилище можно быстро найти необходимые документы, что значительно ускоряет работу и повышает её эффективность. Информация надёжно защищена и доступна только авторизованным пользователям.

Эффективное обучение и онбординг новых сотрудников
Позволяет создавать образовательные курсы, проводить тестирование и оценивать результаты, что делает процесс обучения организованным и эффективным.

Интеграция с другими программными продуктами
Легко адаптируется под нужды конкретной отрасли и может интегрироваться с другими системами, в числе которых CRM. Обеспечивает синхронизацию данных и создание единой информационной среды.

Коммуникация
Позволяет эффективно обсуждать рабочие вопросы, делиться новостями и получать обратную связь от сотрудников, что способствует созданию здоровой и продуктивной рабочей атмосферы.

Альтернатива корпоративному порталу — корпоративный чат-бот

Может показаться, что чат-бот — это слишком простой инструмент. Однако не стоит недооценивать его потенциал. Возникает вопрос: может ли чат-бот заменить корпоративный портал и справиться с его функциями? Наш ответ — да, может.
  • Организация внутренних коммуникаций
    Чат-бот легко интегрируется в любой корпоративный мессенджер, где сотрудники уже общаются и решают рабочие вопросы. Сообщения от чат-бота воспринимаются более персонализировано, чем стандартные новости на портале, что способствует их лучшему восприятию. По данным исследований, до 87% сообщений в мессенджере читаются в течение первых трёх минут после отправки, что значительно опережает эффективность корпоративных порталов или email.
  • Быстрый поиск информации и документов
    Информация через чат-бота доступна мгновенно и в удобной форме. Бот может отвечать на запросы, касающиеся всего — от контактных данных коллег до пароля Wi-Fi. Это особенно ценный инструмент для новых сотрудников, которые стесняются обращаться за помощью к коллегам. Многие компании применяют в чат-ботах комбинированный подход: пользователь может выбирать ответ из предложенных опций или задать свой вопрос в свободной форме.
  • Автоматизация внутренних бизнес-процессов
    Чат-бот может автоматизировать многие процессы, которые ранее требовали веб-интерфейса, например, подачу заявлений на отпуск или больничные.
  • Интеграции с другими внутренними системами
    Чат-бот легко интегрируется с другими системами, может выполнять большинство задач корпоративного портала быстрее и удобнее. Кроме того, чат-боты предлагают функции, которые недоступны в стандартных КП.
  • Развитие HR-бренда
    Внедрение чат-ботов может позитивно сказаться на имидже компании, воспринимаясь как инновационное и технологичное решение, что укрепляет HR-бренд компании. Как правило, процесс его интеграции и адаптации проще и дешевле, чем установка и настройка корпоративного портала. Например, вместо покупки и настройки лицензии на «Битрикс24» и работы с подрядчиками, можно быстро интегрировать и настроить чат-бота Personik, что значительно сокращает время и стоимость внедрения.

Что будет, если выбрать чат-бота Personik

Выбор в пользу нашего чат-бота — это простая и быстрая оптимизация ваших корпоративных процессов:

  1. Работает 24/7 через Telegram и Viber, поэтому вам не придется внедрять новый инструмент и обучать персонал.
  2. Предоставляет готовые сценарии для адаптации новых сотрудников на 3 месяца, которые можно кастомизировать под себя.
  3. Позволяет получать и отправлять кадровые документы, не выходя из мессенджера, обеспечивает прозрачность их согласования.
  4. Гарантирует безопасность вашей информации — используются защищенные методы аутентификации и шифрование данных.
  5. Помогает организовать обучение персонала без траты времени на посещение офлайн курсов — теория и практика в знакомом интерфейсе Telegram или Viber.
  6. Способствует вовлечению линейного персонала в жизнь компании и поддержанию внутренней коммуникации.
Personik предоставляет широкие возможности для HR-менеджера. Наша HR-система очень гибкая — настраивается под уникальные задачи каждой компании, легко встраивается в существующую инфраструктуру.

Подведем итоги

Выбор между чат-ботом и другими IT-решениями зависит от специфики ваших бизнес-процессов. Не все функции удобно реализовать через диалоговый интерфейс. Например, для обработки больших массивов данных или заполнения сложных форм подходит традиционный веб-интерфейс.

Чат-боты отлично подходят для небольших компаний, где они могут полностью заменить корпоративные порталы. Если требуется более сложная автоматизация и обработка данных, чат-бот может выступать в качестве дополнения к существующим системам, расширяя интерактивные возможности корпоративного портала.

Закажите корпоративный чат-бот в Personik!

Екатерина
Архитектор платформы
Эдуард
Мастер разработки
Александр
Основатель
и CEO
Александр
Клиентский сервис и процессы
Наша команда свяжется с вами, чтобы обсудить задачу и предложить эффективное решение.

Оставить комментарий к статье

Поделиться материалом в социальных сетях

Читайте также