Использовать обычные мессенджеры для ведения деловой переписки неудобно и рискованно. Сообщения от друзей и родственников отвлекают от рабочих задач, а злоумышленники могут отправить фишинговую ссылку. Это приводит к повышению угрозы утечки важной информации, что может нанести значительный ущерб компании. Чтобы этого избежать, а также наладить безопасное и эффективное взаимодействие в команде, стоит внедрить корпоративный мессенджер. В статье рассмотрим, как такие решения помогают упростить бизнес-процессы и на что следует обращать внимание при их выборе.

Что такое корпоративный мессенджер

Корпоративный мессенджер — это специализированный инструмент для передачи сообщений, совершения звонков и обмена документацией между работниками предприятия. Основное отличие корпоративных мессенджеров от обычных заключается в более высоком уровне безопасности и возможности интеграции с другими бизнес-инструментами. Различают мессенджеры:

По стоимости
Платные решения для бизнеса предлагают более расширенный функционал. Для небольших команд подойдет бесплатный корпоративный мессенджер.
По способу размещения
Может работать на облачных серверах или быть развернут на сервере компании, что особенно важно для бизнесов, требующих полного контроля над своими данными.
По функциональным возможностям
Некоторые продукты предлагаются как самостоятельные решения, другие являются частью комплексных онлайн-платформ для совместной работы.

Зачем использовать корпоративный мессенджер

Безопасное хранение данных

Защищенный корпоративный мессенджер обеспечивает сохранность информации с помощью систем шифрования. Данные могут храниться на защищенных облачных серверах или на собственных серверах компании.

Контроль над доступом

Использование публичных мессенджеров увеличивает риск взлома и утечки данных. В корпоративном мессенджере можно настроить полный контроль над доступом к информации, а также быстро удалять доступ для уволенных сотрудников или внешних пользователей.

Интеграция с другими программами или сервисами

Мессенджеры можно интегрировать с бухгалтерскими программами, CRM, task-менеджерами, а также другими корпоративными решениями, что способствует автоматизации рутинных процессов и повышению эффективности работы.

Организация рабочих чатов

Мессенджеры позволяют создавать групповые чаты для отделов и проектов, что упрощает коммуникацию и способствует лучшему обмену информацией.

Повышение продуктивности команды

Интеграция мессенджера с другими рабочими инструментами позволяет коллективу легко отслеживать прогресс по задачам и проектам. Это ускоряет процесс взаимодействия между сотрудниками и помогает поддерживать рабочий процесс на высоком уровне.

Переход на российские корпоративные мессенджеры

В условиях ухода иностранных сервисов с российского рынка, многие компании выбирают отечественные решения, в числе которых корпоративный мессенджер Яндекс. Российские IT-продукты соответствуют требованиям законодательства РФ.

Отличия корпоративных мессенджеров от публичных

У корпоративных мессенджеров для бизнеса есть ряд ключевых преимуществ по сравнению с публичными решениями:

Централизованное управление учетными записями
В корпоративных системах администраторы могут создавать учетные записи для новых сотрудников и управлять доступом к корпоративным данным.
Ограничение доступа к информации
Все контакты внутри корпоративного мессенджера — это сотрудники компании, что исключает вероятность случайной передачи конфиденциальной информации посторонним лицам.
Организованная структура чатов
Можно создать отдельные чаты для каждого отдела и рабочей группы, что позволяет организовать эффективное взаимодействие между сотрудниками.
Групповые звонки и видеоконференции
Современные корпоративные мессенджеры поддерживают аудио- и видеоконференции, что важно для команд, работающих удаленно.
Интеграция с корпоративными системами
Мессенджеры часто интегрируются с уже существующими ИТ-системами компании, что упрощает управление данными и делает рабочий процесс более структурированным.
Автоматизация рутинных задач
В корпоративных мессенджерах нередко используются чат-боты, которые помогают автоматизировать выполнение повторяющихся задач.
Высокий уровень безопасности
В отличие от бесплатных, корпоративные решения предлагают более высокий уровень защиты данных за счет использования шифрования, а также возможности скачать корпоративный мессенджер и установить его на свои серверы.

Как выбрать корпоративный мессенджер

Определите ключевые для вас функции

Первое, что нужно сделать, — определить функциональные требования к мессенджеру. Это могут быть:

групповые чаты, а также обсуждения;
аудио- и видеозвонки;
обмен документацией в разных форматах;
интеграция с бизнес-инструментами: почта, CRM, таск-трекеры.

Если важен контроль над данными, стоит обратить внимание на корпоративные мессенджеры для локальной сети. Их главное преимущество — работа в пределах корпоративной инфраструктуры.

Оцените уровень безопасности

Для бизнеса безопасность всегда является приоритетом. Оцените меры защиты данных, которые предоставляет мессенджер. Для полного контроля можно рассмотреть корпоративный мессенджер (Россия) с on-premise-решением, но важно, чтобы он поддерживал шифрование и двухфакторную аутентификацию.

Узнайте, есть ли настройка управления доступом

Выбранный мессенджер должен легко адаптироваться под нужды вашей компании. Кроме того, должен поддерживать создание различных чатов для отделов и проектов, а также удобное управление правами доступа для пользователей.

Наличие интеграций с системами компании

Убедитесь, что корпоративный отечественный мессенджер поддерживает интеграцию с системами, которые уже используются в вашей компании: почта, CRM и другие приложения. Это обеспечит единую рабочую среду для сотрудников.

Оцените стоимость

Сравните различные мессенджеры по стоимости и набору функций. Некоторые решения предлагают бесплатный доступ, но с ограниченными возможностями. Для полноценной работы потребуется платная подписка. Изучите все нюансы, включая обучение персонала и техподдержку.

Ознакомьтесь с рейтингами корпоративных мессенджеров и отзывами

Чтобы выбрать лучшее решение, изучите рейтинг продуктов и мнения пользователей. Это поможет понять, насколько удобно использовать каждое программное решение, а также выявить его сильные и слабые стороны.

Протестируйте выбранное решение

Многие мессенджеры предоставляют бесплатные пробные периоды. Воспользуйтесь этой возможностью, чтобы протестировать интерфейс и функционал. Это важно для сложных программных решений, входящих в топ корпоративных мессенджеров, которые могут требовать дополнительного времени на освоение.

Интегрируйте чат-бот Personik в корпоративный мессенджер

Большинство корпоративных мессенджеров поддерживает ботовые механики. А это значит, что HR чат-бот Personik может отлично с ними интегрироваться. С чат-ботом вы сможете автоматизировать широкий круг HR процессов в компании — от адаптации и опросов до сервисов и КЭДО.

Организация внутренних коммуникаций
Чат-бот легко интегрируется в любой корпоративный мессенджер, где сотрудники уже общаются и решают рабочие вопросы. Сообщения от чат-бота воспринимаются более персонализировано, чем стандартные новости на портале, что способствует их лучшему восприятию. По данным исследований, до 87% сообщений в мессенджере читаются в течение первых трёх минут после отправки, что значительно опережает эффективность корпоративных порталов или email.
Быстрый поиск информации и документов
Информация через чат-бота доступна мгновенно и в удобной форме. Бот может отвечать на запросы, касающиеся всего — от контактных данных коллег до пароля Wi-Fi. Это особенно ценный инструмент для новых сотрудников, которые стесняются обращаться за помощью к коллегам. Многие компании применяют в чат-ботах комбинированный подход: пользователь может выбирать ответ из предложенных опций или задать свой вопрос в свободной форме.
Автоматизация внутренних бизнес-процессов
Чат-бот может автоматизировать многие процессы, которые ранее требовали веб-интерфейса, например, подачу заявлений на отпуск или больничные.
Интеграции с другими внутренними системами
Чат-бот легко интегрируется с другими системами, может выполнять большинство задач корпоративного портала быстрее и удобнее. Кроме того, чат-боты предлагают функции, которые недоступны в стандартных КП.
Развитие HR-бренда
Внедрение чат-ботов может позитивно сказаться на имидже компании, воспринимаясь как инновационное и технологичное решение, что укрепляет HR-бренд компании. Как правило, процесс его интеграции и адаптации проще и дешевле, чем установка и настройка корпоративного портала. Например, вместо покупки и настройки лицензии на «Битрикс24» и работы с подрядчиками, можно быстро интегрировать и настроить чат-бота Personik, что значительно сокращает время и стоимость внедрения.

Закажите корпоративный чат-бот в Personik!

Екатерина

Архитектор платформы

Эдуард

Мастер разработки

Александр

Основатель
и CEO

Александр

Клиентский сервис и процессы

Наша команда свяжется с вами, чтобы обсудить задачу и предложить эффективное решение.

Оставить комментарий к статье

Поделиться материалом в социальных сетях